Theo quy định, để văn bản tài liệu của nước ngoài được công nhận và sử dụng ở Việt Nam cần phải được hợp pháp hóa lãnh sự; ngược lại văn bản của Việt Nam muốn được công nhận và sử dụng ở nước ngoài cần phải được chứng nhận lãnh sự. Tuy nhiên đối với một số quốc gia có ký kết các Hiệp định tương trợ tư pháp thì các tài liệu qua lại giữa các bên sẽ được miễn thủ tục này.